Информация для заказчика

Важным фактором успешного решения актуальных задач динамичного развития организации является применение успешной системы управления основными и вспомогательными процессами, основанной на международных требованиях.

Системы управления, построенные на стандартах ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, гарантируют контроль выполнения всех этапов работ, снижают количество компенсационных выплат за возможные нештатные ситуации в организации вследствие оптимизации и контроля процессов производства, демонстрируют ответственное отношение организации к экологии, позволяют управлять рисками, возникающими в процессе производственной деятельности.

Сертификация систем управления на соответствие ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 показывает, что организация выполняет установленные требования, и дает ряд значительных преимуществ для дальнейшего развития бизнеса. В числе основных преимуществ можно отметить следующие:

  • в условиях рыночной экономики возрастает уровень конкурентоспособности;
  • хорошие перспективы для кредитования и инвестиций;
  • преимущества при рассмотрении конкурсного ценового предложения в процессе участия в тендере для частных и государственных заказов;
  • большие возможности выхода на мировой международный рынок и реализация продукции по уровням мировых цен;
  • высокое доверие заказчиков и потребителей;
  • повышение имиджа организации.

Таким образом, получив сертификат соответствия системы менеджмента, организация подтверждает свой высокий уровень и стремление к дальнейшему улучшению своей деятельности.

Значительные и незначительные несоответствия

Значительное несоответствие – это несоответствие, влияющее на способность системы менеджмента достигать желаемых результатов.

Примеры значительных несоответствий:

  • отсутствие документированной процедуры СМ, регламентированной выбранным для сертификации стандартом, на соответствие которому проводится подтверждение соответствия,
  • отсутствие или невыполнение документированной процедуры СМ,
  • наличие систематических отклонений от утвержденной конструкторской документации, систематических нарушений требований технологической документации и несоблюдения требований стандартов, распространяющихся на выпускаемую продукцию и ее производство, приводящих к снижению качества выпускаемой продукции,
  • выявлены факты фальсификации данных,
  • отсутствие внедрения требований стандартов предприятия, приводящих к снижению качества выпускаемой продукции.

Незначительное несоответствие – это несоответствие, не влияющее на способность системы менеджмента достигать желаемых результатов.

Примеры незначительных  несоответствий:

  • неполное описание процедур, включая отсутствие сведений о том, кто, когда, где или как выполняет необходимые действия,
  • противоречия между требованиями документов СМ и их выполнением,
  • противоречия между документами СМ,
  • недостатки оформления документов,
  • неполное внедрение требований собственных внутренних документов.

Уведомление – констатация факта, сделанная в ходе проверки, не подкрепленная убедительными доказательствами о наличии несоответствия.

Требования к сохранению конфиденциальной информации
  1. ОПС СМ в своей деятельности руководствуется принципами и требованиями к конфиденциальности, приведенными в СТ РК 1646-2007.
  2. Во все программы и планы выполнения работ по подтверждению соответствия включен пункт о соблюдении конфиденциальности информации, полученной в ходе выполнения работ, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Республики Казахстан.
  3. Трудовые договора, которые заключаются между персоналом и руководством ОПС СМ, а так же должностные инструкции работников ОПС СМ содержат пункт о соблюдении конфиденциальности информации.
  4. Для сохранения конфиденциальности всей информации, полученной или созданной в ходе деятельности ОПС СМ, персонал, включая членов любых комиссий, лиц, работающих по контракту, персонал внешних органов или отдельные лица, действующие от имени ОПС СМ, подписывают обязательство о конфиденциальности.
  5. Сотрудники ОПС СМ обязаны сообщать руководству обо всех случаях утери документов (или предметов), являющихся носителями конфиденциальной информации.
  6. При получении привилегированного доступа к информации заказчика работы по подтверждению соответствия проводятся в строгом соблюдении требований к конфиденциальности информации, включая определение ограниченных лиц к получению доступа такой информации, установленного приказом руководителя ОПС СМ, с возложением ответственности за порчу, утерю, а так же разглашение информации третьим лицам, включая иных сотрудников ОПС СМ. К работе с документами не допускаются посторонние лица. Документы передаются непосредственно самому заказчику или его полномочному представителю.
  7. В случае, работы с конфиденциальной информацией на территории заказчика, соблюдаются все предъявленные заказчиком требования при получении доступа к ней, например, работа в закрытых помещениях, работа с информацией в присутствии ответственного лица со стороны заказчика и пр.
  8. Обеспечение безопасности при хранении конфиденциальной информации (например, документов, записей) в ОПС СМ достигается при помощи использования различного оборудования и средств (ОПС.ДП-03).
  9. Документы ОПС СМ, содержащие конфиденциальную информацию, хранятся в закрытых шкафах (имеющих дверки, закрывающиеся на ключ). Передача документов ОПС СМ посторонним лицам допускается только с разрешения руководителя ОПС СМ.
  10. Для защиты информации, находящейся на электронных носителях, применяются системы электронной защиты. Файлы и папки защищаются паролями.
Требования к раскрытию информации
  1. Орган по подтверждению соответствия систем менеджмента Товарищества с ограниченной ответственностью «РАСТАМА-СЕРТ» (далее – ОПС СМ) в своей деятельности руководствуется принципами и требованиями к раскрытию информации, приведенными в СТ РК ИСО/ОТУ 17004-2008.
  2. Информация, полученная в результате деятельности по сертификации, может быть раскрыта только в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
  3. В зависимости от соответствующих юридических требований, с разрешения заказчика раскрывается информация по текущему состоянию любого объекта соответствия, для которого ОПС СМ провел работы по сертификации или в ответ на запрос относительно подлинности рекламации пользователя.
  4. Также ОПС СМ представляет доступ к информации, касающейся сертифицированного заказчика, по требованию уполномоченного органа (например, ТОО «Национальный центр аккредитации», Комитет технического регулирования и метрологии).
  5. В случаях необходимости раскрытия конфиденциальной информации третьей стороне, продиктованных требованиями законодательства, или в соответствии с полномочиями, полученными согласно договорным обязательствам, ОПС СМ заблаговременно уведомляет заказчика или отдельное лицо о раскрываемой информации, если это не регулируется законом.
  6. Любая организация или лицо могут высказать ОПС СМ сомнения относительно соблюдения им требований, касающихся раскрытия информации.
  7. ОПС СМ предоставляет информацию о процессах аудита и сертификации, нормативных требованиях к сертификации, стоимости первичной и последующей сертификации, правах и обязанностях сертифицированных заказчиков, процедурах рассмотрения жалоб и апелляций всем заинтересованным лицам.
  8. Любые физические лица и организации могут подать жалобу или апеллировать решения ОПС СМ о раскрытии информации.
Перечень документов и сведений для анализа документации СМ
  1. Руководство по качеству/менеджменту, включая Политику и Цели в области качества/менеджмента.
  2. Структурная схема проверяемой организации с указанием административных и инженерных служб, основных и вспомогательных подразделений (цехов, участков, производственных площадок).
  3. Перечень документов системы менеджмента.
  4. Документированные процедуры, установленные в СТ РК ИСО 9001/СТ РК ИСО 14001/СТ РК OHSAS 18001:
    • управление документацией;
    • управление записями;
    • внутренние аудиты;
    • управление несоответствующей продукцией/несоответствиями;
    • корректирующие действия;
    • предупреждающие действия.
  5. Документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими в соответствии с действующим перечнем документов системы менеджмента (выборочно, по запросу органа по подтверждению соответствия).
  6. Записи по результатам внутренних аудитов системы менеджмента.
  7. Перечень выпускаемой продукции, применительно к которой сертифицируется система менеджмента с указанием нормативных документов (ГОСТ, СТ РК; СТО и др.).
  8. Копии справок (отчетов) о качестве выпускаемой продукции (за один – три года), в том числе:
    – обобщенные сведения о качестве изготовления продукции по результатам приемочного контроля за год (по показателям, принятым в организации);
    – обобщенные сведения о дефектах продукции, выявленных у потребителей (по данным контрольно-надзорных органов, рекламаций и жалоб потребителей).
  9. Сведения, касающиеся удовлетворенности потребителей (в том числе о жалобах потребителей).
  10. Сведения о проверках продукции государственными контрольно-надзорными органами (за один – три года).
  11. Сведения о подразделении (организации), проводящем приемосдаточные и периодические испытания продукции.
  12. Сведения об основных поставщиках сырья, материалов, комплектующих.
  13. Перечень специальных процессов производства и обслуживания, подлежащих валидации.
  14. Информация по идентифицируемым экологическим аспектам (в случае сертификации системы экологического менеджмента).
  15. Информация по идентифицируемым опасностям и оценки рисков (в случае сертификации системы менеджмента профессиональной безопасности и здоровья).
Порядок рассмотрения жалоб и апелляций
  1. При возникновении спорных вопросов касательно деятельности по сертификации систем менеджмента заказчик имеет право подать в орган по подтверждению соответствия систем менеджмента Товарищества с ограниченной ответственностью «РАСТАМА-СЕРТ» (далее – ОПС СМ) жалобу или апелляцию в письменной форме.
  2. Официально поступившая жалоба регистрируется специалистом ОПС СМ в журнале регистрации входящей корреспонденции, при этом анонимные жалобы ОПС СМ не принимает и не регистрирует.
  3. Зарегистрированная жалоба передается специалистом ОПС СМ директору Товарищества с ограниченной ответственностью «РАСТАМА-СЕРТ» (далее – директор ТОО).
  4. Для рассмотрения жалобы приказом директора ТОО формируется Комиссия по жалобам (далее – КЖ), назначается ее председатель и секретарь. Состав КЖ формируется из числа сотрудников Товарищества с ограниченной ответственностью «РАСТАМА-СЕРТ». Для обеспечения принципа беспристрастности в КЖ не включаются лица, имеющие отношение к содержанию жалобы.
  5. Количество членов в составе КЖ должно быть не менее 3-х человек. Секретарь не является членом КЖ.
  6. Сведения о переданной на рассмотрение КЖ жалобы фиксируются секретарем КЖ в журнале регистрации жалоб и апелляций. Секретарь КЖ подготавливает все записи и документы по жалобе и представляет их членам КЖ.
  7. Ответ по жалобе оформляется в виде официального письма и направляется заявителю в течение трех рабочих дней с момента принятия решения. Если в течение 30 календарных дней с момента получения заявителем ответа по жалобе от него не поступило возражений по принятому решению, оно считается вступившим в силу.
  8. В случае несогласия заявителя с принятым решением, оно может быть обжаловано в Комиссию по апелляциям ОПС СМ.
  9. Апелляции подаются в письменной форме, не позднее 30 календарных дней с момента получения извещения о принятом решении, которое заявитель намеревается обжаловать. При этом анонимные апелляции ОПС СМ не принимает. Подача апелляции не приостанавливает принятых ОПС СМ решений.
  10. Для рассмотрения апелляции приказом директора ТОО формируется Комиссия по апелляциям (далее – КА) из числа сторонних технических экспертов, экспертов-аудиторов и других компетентных независимых лиц, а также одного представителя ОПС СМ, не вовлеченных в процесс выполнения работ по сертификации системы менеджмента и не связанных с сертификацией заявителя. В случае если заявитель опротестовывает решение по жалобе, то в состав КА не включаются лица, участвовавшие в рассмотрении жалобы. В составе КА должно быть не менее 5 человек.
  11. Заседание КА проводится с ведением протокола. Решение по апелляции принимается путем голосования. На заседание КА по инициативе заинтересованных сторон могут быть приглашены специалисты, компетентные в рассматриваемом вопросе.
  12. Апелляции, для рассмотрения которых не требуется получение дополнительной информации, рассматриваются в течение 15 календарных дней со дня регистрации их поступления. Если для рассмотрения апелляции требуется получение дополнительной информации, то срок рассмотрения составляет 30 календарных дней.
  13. Принятое на заседании КА решение направляется в письменной форме заявителю в течение трех рабочих дней.
  14. Если заявитель не согласен с решением КА, он имеет право обратиться в комиссию по апелляциям ТОО «Национальный центр аккредитации», а затем в случае несогласия с принятым решением – в комиссию по апелляциям Комитета технического регулирования и метрологии. Решение, принятое комиссией по апелляциям Комитета технического регулирования и метрологии, может быть обжаловано в суде в соответствии с действующим законодательством Республики Казахстан.
  15. Затраты, связанные с рассмотрением апелляции, несет заявитель.
Требования к беспристрастности
  1. ОПС СМ ответственен за беспристрастность своих действий при оценке соответствия и не позволяет коммерческому, финансовому или другому давлению поставить под угрозу беспристрастность.
  2. ОПС СМ определило потенциальные риски беспристрастности, связанные с деятельностью ОПС СМ в целом и его сотрудников, а именно:
    • наличие родственных и иных дружеских связей между заявителем и сотрудниками ОПС СМ, включая директора и руководителя ОПС СМ;
    • оценка соответствия системы менеджмента заказчика, которому оказывались услуги со стороны ОПС СМ в вопросах консультирования;
    • прямое вмешательство в деятельность ОПС СМ со стороны высшего руководства ОПС СМ;
    • угроза любых негативных последствий в случае невыполнения требований в виде шантажа или запугивания со стороны заказчика или других заинтересованных лиц (например, государственные органы).
  3. Для подтверждения своей беспристрастности ОПС СМ в лице руководителя ОПС СМ разработало Политику по обеспечению беспристрастности, в которой отражены требования беспристрастности. Согласовывают Политику по обеспечению беспристрастности члены Комиссии по защите беспристрастности, утверждает Директор ОПС СМ. Ответственным за доведение принципов беспристрастности ОПС СМ до сведения сотрудников является руководитель ОПС СМ. Подтверждение ознакомления сотрудников ОПС СМ с принципами беспристрастности ОПС СМ отражено в листе ознакомления к Политике по обеспечению беспристрастности.
  4. ОПС СМ идентифицирует, оценивает и управляет рисками, возникающими в результате деятельности по сертификации и являющимися результатом, как собственных действий, так и результатом любых взаимоотношений, в том числе и взаимоотношений его персонала.
    Порядок управления рисками описан в разделе 5 ОПС. ДП-05. Взаимоотношения, которые угрожают беспристрастности, могут быть основаны на собственности, управлении, менеджменте, рабочем персонале, распределении ресурсов, финансах, договорах, маркетинге и оплате комиссионных сборов с продаж или других экономических мотивов для новых заказчиков и т.д.
  5. Если взаимоотношения представляют недопустимую угрозу беспристрастности, то сертификация не проводится.
  6. ОПС СМ:
    • не сертифицирует какой-либо другой орган по оценке соответствия в отношении его деятельности по сертификации систем менеджмента;
    • не предлагает и не проводит консультации по системам менеджмента;
    • не предлагает и не проводит внутренние аудиты у сертифицированных им заказчиков;
    • не сертифицирует систему менеджмента заказчика, где ОПС СМ был проведен внутренний аудит, в течение двух лет после завершения внутреннего аудита.
  7. ОПС СМ не сертифицирует систему менеджмента, в отношении которой заказчику были оказаны консультационные услуги или проведены внутренние аудиты, если взаимоотношения между организацией, оказавшей консультации, и ОПС СМ представляют недопустимую угрозу для обеспечения беспристрастности последнего.
  8. ОПС СМ не передает право проведения аудитов организациям, осуществляющим консультационные услуги по системам менеджмента. Это правило не распространяется на привлекаемых экспертов-аудиторов.
  9. ОПС СМ не продает и не предлагает свою деятельность, как связанную с деятельностью организации, оказывающей консультационные услуги по системам менеджмента. ОПС СМ предпринимает действия по корректированию неуместных заявлений любой организации, осуществляющей консультации, и заявляющей или подразумевающей, что при обращении к ОПС СМ стоимость сертификации будет меньше или работы по сертификации будут проще и быстрее.
  10. ОПС СМ гарантирует, что работники, оказывавшие консультационные услуги по системам менеджмента, включая действовавших в пределах управленческих полномочий, не привлекаются ОПС СМ к участию в аудите или другой деятельности по оценке соответствия конкретного заказчика в течение двух лет после завершения консультирования данного заказчика.
  11. ОПС СМ предпринимает ответные действия в отношении любых угроз для обеспечения беспристрастности, вытекающих из деятельности других лиц, органов или организаций.
  12. Руководитель и сотрудники ОПС СМ несут ответственность за беспристрастное принятие решения по оценке соответствия.
  13. 13 Сотрудники ОПС СМ обязаны предоставлять информацию о любых известных им ситуациях, которые могут вовлечь их или ОПС СМ в конфликт интересов.
Порядок представительной выборки производственных площадок объекта оценки соответствия
  1. Выборка производственных площадок объекта оценки соответствия в органе по подтверждению соответствия систем менеджмента Товарищества с ограниченной ответственностью «РАСТАМА-СЕРТ» (далее – ОПС СМ) может быть произведена в организациях, имеющих многочисленные филиалы, представительства и другие структурные подразделения, выполняющие идентичные виды работ с использованием одинаковых методов и процедур и являющиеся объектами общей системы менеджмента (далее – СМ).
  2. При поступлении от заказчика заявки на сертификацию СМ (с включением многочисленных производственных площадок в область распространения СМ) ОПС СМ направляет заказчику лист оценки производственных площадок с целью определения критериев правомерности применения представительной выборки для рассматриваемой организации. Это применительно также к СМ, где используются документы в электронном виде, в том числе для контроля процессов.
  3. ОПС СМ правомочен требовать от заказчика предоставления необходимых документов, позволяющих оценить полноту и соответствие данных, указанных в листе оценки. Все производственные площадки, указанные в заявке на проведение сертификации СМ, должны находиться под одной СМ, управляться централизовано, и являться объектом анализа со стороны руководства. Производственные площадки (включая выполняющие центральную административную функцию) должны быть объектами программы внутреннего аудита организации и проверяться в соответствии с этой программой до начала аудита со стороны ОПС СМ.
  4. На всех производственных площадках существующие процессы должны быть одного и того же вида и управляться одинаковыми методами или процедурами. Если на некоторых из рассматриваемых производственных площадок выполняются аналогичные процессы, но в меньшем количестве, чем на других площадках, в сертификацию может включаться выборка из этих производственных площадок при условии, что площадка(и), где проводится большинство процессов или наиболее важные ключевые процессы, в ходе аудита будут проверяться в полном объеме.
  5. Для организаций, осуществляющих свою деятельность посредством связанных между собой процессов, но выполняемых в разных местах, также правомерно применение представительной выборки при условии соблюдения всех других положений настоящей инструкции. В том случае, если осуществляемые на местах процессы не являются одинаковыми, но имеют четко определенную взаимосвязь, выборка должна включать проверку по меньшей мере одного примера каждого процесса, осуществляемого организацией (например, производство электронных компонентов в одном месте, сборка одинаковых компонентов – той же организацией в нескольких разных местах).
  6. ОПС СМ проверяет в каждом конкретном случае, на каких производственных площадках организации производят одинаковую продукцию или услуги при одних и тех же процедурах и методах. Если результаты исследования подтверждают, что все производственные площадки, включенные в процесс сертификации, отвечают условиям, связанным с правомерностью применения процедуры для представительной выборки, данная процедура может быть применена к отдельным площадкам.
  7. ОПС СМ идентифицирует центральный офис организации (с которым у него заключен договор на проведение работ по сертификации), способного продемонстрировать, что его руководством обеспечено внедрение СМ согласно требованиям определенного стандарта для СМ, на соответствие требованиям которого проводится аудит, и что деятельность организации в целом отвечает требованиям данного стандарта. Это должно включать рассмотрение применяемых к деятельности организации правил внешнего (законодательного) регулирования.
  8. Организация должна показывать свою способность собирать и анализировать данные (включающие, но не ограничивающиеся теми аспектами, что перечислены далее по тексту), полученные со всех производственных площадок, включая центральный офис с его руководством, и также свои полномочия и способность инициировать изменения организационного характера, если потребуется. Это может включать:
    • документацию системы и изменения в СМ;
    • анализ со стороны руководства;
    • действия с жалобами;
    • оценку корректирующих действий;
    • планирование внутренних аудитов и оценку их результатов;
    • изменения, касающиеся экологических аспектов и связанных с ними воздействий на системы экологического менеджмента;
    • применяемые законодательные требования.
  9. Если не все площадки организации, являющейся кандидатом для проведения сертификации на основе представительной выборки, готовы к проведению сертификации одновременно, организация должна заранее проинформировать ОПС СМ о том, какие площадки предполагается включить и какие площадки исключить из процесса данной сертификации.
  10. Временные производственные площадки, такие как строительные площадки, используемые организацией для выполнения отдельных работ, не считаются учитываемой частью организации с многочисленными производственными площадками. Любая выборка разного рода деятельности, выполняемой на таких площадках для подтверждения соответствия деятельности постоянного офиса, не может быть использована для выдачи сертификата на эти временные производственные площадки.
  11. Если организация с многочисленными производственными площадками соответствует всем критериям представительной выборки, ОПС СМ приступает непосредственно к самой выборке. Производственные площадки, подвергаемые аудиту, должны быть частично отобраны путем случайной выборки, частично – назначены.
  12. Как минимум 25% площадок должны быть выбраны случайным образом, остальные назначают с использованием следующих критериев:
    • численность сотрудников;
    • территориальное месторасположение;
    • вид выпускаемой продукции/оказываемых услуг;
    • инфраструктура производственных площадок;
    • парк действующего оборудования;
    • методы и процедуры, применяемые для управления технологическим процессом;
    • результаты внутренних аудитов и анализа со стороны руководства.
  13. В соответствии с IAF MD 1 расчет выборки производственных площадок при сертификационном аудите должен быть равен квадратному корню из числа отдаленных площадок, округленный к целому числу. В результате выборка рассчитывается по формуле (1):где y – размер выборки; x – число производственных площадок.Выборка при ежегодном инспекционном аудите рассчитывается по формуле (2):Расчет выборки при ресертификационном аудите рассчитывается, как и при первичной сертификации. Однако, если СМ эффективна в течение трех лет, то расчет выборки может быть уменьшен до коэффициента 0,8. Таким образом, получается формула (3):
  14. Размер выборки должен быть увеличен, если анализ риска деятельности, охватываемой СМ при ее сертификации, проведенный ОПС СМ, указывает на наличие специфических обстоятельств в отношении следующих факторов:
    • размера производственных площадок и числа работников;
    • сложности деятельности и системы менеджмента;
    • изменения методов выполнения работ;
    • изменения выполняемой деятельности;
    • зарегистрированных претензий и других аспектов выполнения коррекций и корректирующих действий;
    • любых многонациональных аспектов;
    • ж) результатов внутренних аудитов.
  15. Результаты выборки производственных площадок оформляются руководителем ОПС СМ в расчете представительной выборки объекта оценки соответствия.
  16. По оставшимся незатронутым в процессе сертификации СМ производственным площадкам ОПС СМ осуществляет оценку соответствия при последующем проведении инспекционных аудитов, при этом центральный офис должен быть исследован при каждом инспекционном аудите не менее одного раза в год.
  17. Информирование организации об осуществлении выборки производственных площадок ОПС СМ осуществляет посредством предоставления одного экземпляра расчета представительной выборки объекта оценки соответствия, который прикладывается к программе аудитов.
  18. Если на любой производственной площадке были обнаружены несоответствия (см. 9.5.2 b) СТ РК ISO/IEC 17021-1) при внутреннем аудите самой организацией или аудите, проводимом ОПС СМ, последний требует от организации проведения анализа причин выявленных несоответствий (см. 9.4.9 ОПС. РпК-01) для определения причастности других производственных площадок к данному несоответствию. В случае если причастность будет выявлена, то на данных производственных площадках, а также в центральном офисе должны быть проведены коррекции и корректирующие действия и осуществлена верификация выполненных мероприятий. Если причастность не будет установлена, то организация должна продемонстрировать ОПС СМ свидетельство того, что другие производственные площадки не причастны к выявленному несоответствию.
  19. ОПС СМ требует от организации подтверждения выполнения коррекций и корректирующих действий и увеличивает частоту осуществления выборки и/или размера выборки производственных площадок до тех пор, пока контроль над устранением несоответствий со стороны организации не будет восстановлен.
  20. Если ко времени принятия решения любая производственная площадка имеет несоответствие, ОПС СМ обязан отказать в сертификате всей совокупности площадок до выполнения необходимых коррекций и корректирующих действий.
  21. В процессе сертификации не допускается исключать из области отдельную производственную площадку, на которой обнаружено несоответствие. Такое исключение должно быть согласовано только заранее (см. 9). При положительном результате сертификации системы менеджмента организации ОПС СМ выдает один сертификат с наименованием и адресом центрального офиса организации.
  22. Если область сертификации производственных площадок касается только части области деятельности организации, то ее применимость ко всем производственным площадкам должна быть четко зафиксирована в сертификате или приложении к нему.
  23. Если центральный офис или любая из производственных площадок не полностью выполнили необходимые критерии для сохранения сертификата, то ОПС СМ отзывает сертификат.
Процессы аудита

Основная цель сертификации систем менеджмента (далее – СМ) – обеспечение уверенности всех сторон в том, что СМ соответствует заданным требованиям. Ценность сертификации заключается в степени доверия общества, которая обеспечиваются за счет беспристрастной и компетентной оценки третьей стороной. Деятельность органа по подтверждению соответствия систем менеджмента Товарищества с ограниченной ответственностью «РАСТАМА-СЕРТ» (далее – ОПС СМ) по подтверждению соответствия СМ заказчиков определяется принципами, изложенными в СТ РК ISO/IEC 17021-1, которые являются основой надежной сертификации.

Предварительные меры по сертификации

Заявка на сертификацию СМ подается заказчиком в ОПС СМ вместе с исходными данными предприятия, комплектом документов СМ (как минимум организационная структура, политика и цели, руководство по СМ, документированные процедуры) и заполненным листом оценки.

ОПС СМ запрашивает у заказчика, подавшего заявку, дополнительную информацию для установления и/или подтверждения:

  • указанной области сертификации (например, лицензию на осуществляемые виды деятельности, сертификаты на продукцию и пр.);
  • соответствующих данных о заказчике, включающих сведения о производственных площадках, процессах и деятельности (технологические регламенты и инструкции), человеческие и технические ресурсы (штатная расстановка организации, парк действующего оборудования, паспорта на оборудование и пр.), функции и взаимосвязи в рамках более крупной структуры, при наличии таковой (организационная структура, положения о подразделениях и т.д.) и любых соответствующих юридических обязательствах;
  • если применимо, степени интегрированности СМ;
  • сведений обо всех процессах, переданных сторонним организациям, которые могут влиять на соответствие требованиям (при наличии таковых);
  • нормативных документов или других требований, на соответствие которым планируется сертификация;
  • предоставления консультационных услуг по вопросам систем менеджмента соответствующими организациями или лицами.

После регистрации заявки руководитель ОПС СМ проводит анализ заявки и дополнительной информации о сертификации.

После анализа заявки ОПС СМ принимает по ней решение. О положительном решении по заявке заказчик информируется приемлемым для ОПС СМ и заказчика способом (посредством электронного сообщения, телефонного звонка, личной встречи с заказчиком и пр.). Отклонение заявки оформляется в виде извещения с указанием причин отказа, которые должны быть разъяснены заказчику.

Если у организации заказчика имеются многочисленные производственные площадки, осуществляющие аналогичную деятельность и являющиеся объектами общей СМ, руководитель ОПС СМ проводит выборку этих площадок.

При проведении процедуры подтверждения соответствия разрабатывается программа аудитов для четкого определения аудиторской деятельности, требуемой для демонстрации того, что СМ заказчика отвечает требованиям к сертификации по выбранному стандарту.

Программа аудитов для трехлетнего цикла сертификации охватывает требования всей СМ.

Программа аудитов включает двухэтапный первичный аудит, инспекционные аудиты в течение первого и второго годов сертификации и ресертификационный аудит в течение третьего года, до истечения срока действия сертификата соответствия.

Руководитель ОПС СМ определяет время, необходимое для планирования и проведения полного и результативного аудита СМ заказчика.

При положительном решении о принятии заявки заказчику направляется подписанный директором ТОО договор в 2-х экземплярах. Стоимость работ определяется индивидуально с каждым заказчиком и зависит от масштаба организации, области сертификации, месторасположения заказчика, наличия производственных площадок. После поступления денежных средств на расчетный счет ТОО в размере, указанном в договоре, ОПС СМ приступает к планированию аудита СМ заказчика.

Если аудит признан осуществимым, руководителем ОПС СМ подбирается аудиторская команда. Сформированный состав команды по аудиту отражается в листе согласования состава команды по аудиту, который утверждается руководителем ОПС СМ и направляется на согласование заказчику.

Заказчик аудита, проверяемая организация могут попросить/потребовать о замене конкретных членов команды по аудиту на основаниях, исходя из принципов сертификации СМ. Примеры оснований включают ситуации конфликта интересов (например, член команды по аудиту – бывший работник проверяемой организации, или оказывал ей консультационные услуги) и неэтичное поведение в прошлом. Такие основания должны быть доведены до сведения руководителя команды по аудиту и до лиц, ответственных за руководство программой аудита, которые должны разрешить данную ситуацию совместно с заказчиком. Все претензии к составу команды по аудиту должны быть решены до начала этапа 1.

При проведении аудита на месте у каждого члена команды по аудиту должен быть сопровождающий, если иное не предусмотрено между руководителем команды по аудиту и аудитируемой организацией.

Присутствие наблюдателей при проведении аудита на месте должно быть обосновано и согласовано ОПС СМ и аудитируемой организацией до начала проведения проверки.

Первичная сертификация включает в себя 2 этапа:

Этап 1:

  • анализ деятельности Заказчика;
  • аудит документации СМ;
  • составление отчета по этапу 1.

Этап 2:

  • разработка, согласование и утверждение плана аудита;
  • аудит на месте;
  • рассмотрение результатов аудита;
  • составление отчета по аудиту;
  • выдача сертификата соответствия СМ (в случае положительных результатов).

2 Этап 1 первичного сертификационного аудита

Этап 1 проводят по полученным вместе с заявкой материалам с учетом требований нормативного документа на сертифицируемую СМ, нормативной документации на выпускаемую заявителем продукцию, сведений о качестве продукции/услуг, соблюдения требований безопасности производства, экологических требований, прочих данных, полученных из независимых источников (в зависимости от заявляемой области сертификации).

В рамках этапа 1 команда по аудиту проводит аудит документации заказчика для определения соответствия документированной системы критериям аудита. Документация может включать соответствующие документы СМ, включая отчетные, и отчеты по предыдущим аудитам. Анализ должен учитывать размер, тип и сложность организации, а также цели и объем аудита.

При аудите интегрированной системы менеджмента (далее – ИСМ) на этапе 1 команда по аудиту должна подтвердить степень ее интегрированности. На основе отчетных данных команды по аудиту руководитель ОПС СМ анализирует и, при необходимости, изменяет продолжительность аудита, рассчитанную на основании заявочных данных.

Для достижения целей этапа 1 может потребоваться посещение организации заказчика (например, при сертификации системы менеджмента профессиональной безопасности и здоровья).

Если на этапе 1 выявлены незначительные несоответствия, ОПС СМ устанавливает сроки их устранения, но не более 30 календарных дней.

При выявлении значительных несоответствий на этапе 1 срок устранения несоответствий может быть увеличен до 90 календарных дней. В связи с чем ОПС СМ может потребоваться дополнительное время на пересмотр запланированных мероприятий этапа 2. Наличие значительных несоответствий влечет за собой необходимость полного или частичного повторения этапа 1.

Результаты этапа 1 могут привести к переносу или аннулированию этапа 2. Данный факт отражается в отчете по этапу 1.

3 Этап 2 первичного сертификационного аудита

План аудита составляет руководитель команды по аудиту на основании результатов этапа 1.

План аудита направляется заказчику за пять рабочих дней до начала аудита для согласования.

3.1 Проведение аудита на месте

3.1.1 Проведение вступительного совещания

Вступительное совещание проводится в присутствии членов команды по аудиту с участием руководства аудитируемого или, если применимо, лиц, ответственных за функции или процессы, подлежащие проверке.

Цели совещания:

  • подтверждение плана аудита;
  • краткое изложение действий по аудиту;
  • подтверждение каналов связи;
  • обеспечение возможности для аудитируемого задать вопросы.

Совещание должно быть официальным и должен быть составлен список присутствующих. Председательствовать на совещании должен руководитель команды по аудиту.

Степень детализации вступительного совещания зависит от осведомленности аудитируемой организации о процессе аудита.

Протокол составляется в 2-х экземплярах (по одному экземпляру для ОПС СМ и аудитируемой организации).

3.1.2 Сбор и проверка информации

В процессе проведения аудита, информация, относящаяся к целям, области и критериям аудита, включая информацию по взаимодействию функций, видов деятельности и процессов, должна собираться методом соответствующей выборки и должна быть проверяема. Только проверяемая информация может стать свидетельством аудита.

Методы сбора информации включают:

  • интервью;
  • наблюдение за деятельностью;
  • анализ документации, включая записи.

Выбранные источники информации могут различаться в зависимости от объема и сложности аудита и могут включать следующее:

  • интервью с сотрудниками и другими лицами;
  • наблюдение за деятельностью, производственной средой и условиями;
  • документы, такие как политика, цели, планы, процедуры, стандарты, инструкции, лицензии и разрешения, спецификации, чертежи, контракты и приказы;
  • записи, такие как протоколы контроля, протоколы совещаний, отчеты по аудитам, записи по программам мониторинга и результаты измерений;
  • сводки данных, анализы, индикаторы работы;
  • информация по программам выборочного контроля аудитируемой организации и процедурам выборочного контроля и измерений;
  • данные из других источников, например, обратная связь с потребителем, другая актуальная информация от внешних сторон и оценка поставщиков;
  • компьютерные базы данных и веб-сайты;
  • имитация и моделирование.
3.1.3 Формирование наблюдений аудита

Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствие, либо на несоответствие критериям аудита.

Несоответствия и подтверждающие их свидетельства аудита регистрируются в протоколах о несоответствии/уведомлении. Несоответствия должны быть проанализированы совместно с представителем аудитируемой организации для получения подтверждения того, что свидетельства аудита верны и несоответствия понятны.

3.1.4 Подготовка заключений по результатам аудита

Несоответствия классифицируются и оцениваются как значительные и незначительные. Кроме того заключения аудита, касающиеся возможных отклонений, классифицируются как уведомления.

Повторение незначительных несоответствий одного вида (связанных с одним и тем же процессом СМ) в нескольких подразделениях дает основание для перевода их в значительное несоответствие.

Заключение по результатам аудита оформляется в виде акта по аудиту. Акт подписывают руководитель команды по аудиту и члены команды и представляют для ознакомления и подписи руководителю проверяемой организации или его представителю. Акт подготавливается в двух экземплярах, один экземпляр которого передают аудитируемой организации (заказчику), другой подшивается в дело.

3.1.5 Проведение заключительного совещания

В ходе заключительного совещания под председательством руководителя команды по аудиту должны быть представлены заключения по результатам аудита, включая рекомендации по сертификации, таким образом, чтобы они были понятны и признаны аудитируемой организацией. Участниками заключительного совещания должны быть руководство организации, а также, если это целесообразно, лица, ответственные за функции и процессы, подлежащие проверке.

Совещание должно быть официальным с ведением протокола и списка присутствующих.

Любые разногласия в отношении наблюдений аудита и/или заключений по результатам аудита между командой по аудиту и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, если возможно, разрешены. В противном случае все мнения должны быть зарегистрированы.

Протокол заключительного совещания составляется в 2-х экземплярах (по одному экземпляру для ОПС СМ и аудитируемой организации).

4 Действия с несоответствиями

При обнаружении одного значительного или 10 и более незначительных несоответствий СМ аудитируемой организации не может быть признана соответствующей требованиям нормативной документации по СМ и аудитируемая организация не может претендовать на получение сертификата соответствия СМ.

Аудитируемая организация должна провести анализ причин значительных несоответствий и разработать коррекции и корректирующие действия по их устранению. В случае если проверка выполнения коррекций и корректирующих действий в отношении значительных несоответствий невозможна в течение шести месяцев после последнего дня этапа 2, возникает необходимость повторного проведения этапа 2 перед рекомендацией сертификации. Этот пункт отражается в договоре на проведение работ по сертификации.

При обнаружении менее 10 незначительных несоответствий, аудитируемая организация после анализа причин несоответствий разрабатывает коррекции и корректирующие действия и записывает их в раздел 3 протокола о несоответствии/уведомлении рукописным способом. Срок выполнения корректирующих действий не должен превышать 30 календарных дней с момента последнего дня этапа 2.

После выполнения коррекций и корректирующих действий проверяемая организация предъявляет руководителю команды по аудиту отчёт и свидетельства устранения несоответствий.

Если представленного отчета недостаточно для подтверждения выполнения коррекций и корректирующих действий, может потребоваться посещение организации и проверка их фактического выполнения.

Срок анализа и проверки отчёта и свидетельств устранения несоответствий, предъявленных аудитируемой организацией, не должен превышать 10 рабочих дней.

В случае подтверждения фактов выполнения коррекций и корректирующих действий и устранения несоответствий и их причин, руководитель команды по аудиту делает соответствующую запись в разделе 4 протокола о несоответствии/уведомлении.

5 Утверждение и рассылка отчета по аудиту

Отчет по аудиту является собственностью ОПС СМ. Члены команды по аудиту, и все получатели отчета должны учитывать и обеспечивать конфиденциальность содержания отчета.

Отчет составляется в 2-х экземплярах, один из которых выдается заказчику.

6 Завершение аудита

Аудит считается завершенным, если все действия, установленные планом аудита, выполнены, и отчет по аудиту разослан.

7 Последующие действия после аудита

Критерием для принятия решения по сертификации является отсутствие несоответствий или выполнение аудитируемой организацией коррекций и корректирующих действий в согласованные сроки. Все выполненные коррекции и корректирующие действия должны быть верифицированы и одобрены ОПС СМ.

Наличие уведомлений не влияет на принятие положительного решения о выдаче сертификата соответствия.

8 Выдача сертификата соответствия и знака сертификации

При положительных результатах аудита ОПС СМ выдает заказчику сертификат соответствия (далее – СС) на бланке строгой отчетности установленной формы.

При получении СС сертифицированный заказчик заполняет расписку о получении сертификата соответствия СМ.

Вместе с СС сертифицированному заказчику выдается знак сертификации на электронном носителе с краткой инструкцией по применению знака.

9 Проведение работ по инспекционному аудиту

Инспекционный аудит (далее – ИА) сертифицированной СМ проводится не реже одного раза в календарный год, за исключением года ресертификации. Дата первого ИА должна быть не позднее 12 месяцев с момента принятия решения о сертификации. ИА начинается с определения необходимости изменения программы аудитов. После пересмотра программы аудитов и определение продолжительности ИА сертифицированному заказчику направляется договор на проведение работ по ИА СМ. Стоимость работ также как и при первичном сертификационном аудите определяется индивидуально с каждым заказчиком. После подписания договора на проведение работ по ИА СМ обеими сторонами сертифицированному заказчику направляется счет на оплату.

При наличии достаточных оснований со стороны заказчика, ОПС СМ может перенести срок проведения ИА. Инициатором переноса срока ИА также может являться ОПС СМ. При этом заявителю направляется письменное уведомление с пояснением причин переноса проведения ИА.

Порядок проведения ИА соответствует этапу 2 сертификационного аудита.

10 Ресертификация системы менеджмента

Заявка на проведение ресертификации подается заказчиком в ОПС СМ не позднее, чем за два месяца до окончания срока действия сертификата соответствия. При идентификации в ходе ресертификационного аудита значительного несоответствия или отсутствия свидетельств соответствия, устанавливаются сроки выполнения коррекций и корректирующих действий, которые должны быть выполнены до истечения срока действия сертификата.

11 Внеплановые аудиты

ОПС СМ может проводить внеплановые аудиты у сертифицированного заказчика. Причиной для проведения внепланового аудита может послужить:

  • получение информации о любых серьезных нарушениях в рамках сертифицированной СМ, в том числе поступление жалоб от потребителей сертифицированного заказчика;
  • получение претензий к качеству работ, на которые распространяется действие сертификата соответствия СМ;
  • существенные изменения со стороны сертифицированного заказчика, которые могут оказать влияние на способность СМ продолжать соответствовать требованиям стандарта, на соответствие которому проводилась сертификация;
  • проверка выполнения корректирующих действий по устранению причин несоответствий, повлекших приостановление сертификации;
  • изменение (введение в действие новой версии) нормативного документа, на соответствие которому проводилась сертификация СМ заказчика.

Проведение внеплановых аудитов подлежит обоснованию. При необходимости проведения внепланового аудита ОПС СМ письменно уведомляет заказчика об условиях, на которых будет осуществляться проверка.

Приостановление и отмена действия сертификата соответствия, переоформление сертификата соответствия, расширение области сертификации, сокращение области сертификации

Действие сертификата соответствия (далее – СС) системы менеджмента (далее – СМ) может быть приостановлено в следующих случаях:

  • сертифицированная СМ заказчика постоянно или в значительной мере не может выполнить требования, предъявляемые при сертификации, включая требования к результативности сертифицированной СМ;
  • сертифицированный заказчик не позволяет проводить инспекционные или ресертификационные аудиты с требуемой периодичностью;
  • выявлены нарушения правил использования СС и знака сертификации;
  • добровольный запрос сертифицированного заказчика о приостановлении сертификации.

Действие сертификата соответствия СМ может быть отменено в следующих случаях:

  • сертифицированный заказчик не вернул оригинал СС в течение трех дней после получения уведомления о приостановлении сертификации;
  • сертифицированный заказчик не способен устранить причины, вызвавшие приостановление сертификации, в установленные сроки;
  • выявлены нарушения правил использования Заказчиком сертификата соответствия, применения знака сертификации и ссылок на сертификацию;
  • не представляется возможным определение местонахождения, либо установление контакта с сертифицированным заказчиком;
  • добровольная просьба сертифицированного заказчика об отмене действия СС (например, в связи с ликвидацией организации или прекращением производства продукции, на которую распространяется сертификат).

В случае утери СС, обнаружении ошибки в СС, уточнения области сертификации, изменении наименования или юридического адреса организации СС может быть переоформлен. Новый сертификат оформляется с сохранением срока действия ранее выданного сертификата, а дата выдачи должна совпадать с датой принятия решения о переоформлении.

Расширение области сертификации

В течение срока действия сертификата соответствия СМ область сертификации СМ может быть расширена по письменному заявлению сертифицированного заказчика. Область сертификации может быть расширена в случаях изменения номенклатуры выпускаемой продукции (предоставляемых услуг), а также изменения стадий жизненного цикла продукции, применительно к которой была сертифицирована СМ.

Процедура расширения области сертификации проводится в рамках внепланового инспекционного аудита.

Аудит по расширению области сертификации может быть совмещен с плановым инспекционным аудитом СМ. План инспекционного аудита составляется с учетом расширяемой области сертификации.

Результаты внепланового инспекционного аудита сертифицированной СМ рассматривает лицо, принимающее решение (далее – ЛПР), который принимает решение о (не) возможности расширения области сертификации СМ заказчика.

Сокращение области сертификации

Сокращение области сертификации проводится по инициативе:

  • сертифицированного заказчика;
  • орган по подтверждению соответствия систем менеджмента Товарищества с ограниченной ответственностью “РАСТАМА-СЕРТ” (далее – ОПС СМ).

Причиной сокращения области сертификации может послужить:

  • неспособность сертифицированного заказчика устранить причины, вызвавшие приостановление действия сертификата соответствия, в установленные ОПС СМ сроки;
  • наличие областей, не удовлетворяющих требованиям, применительно к которым сертифицированный заказчик постоянно или в значительной степени не может выполнить сертификационные требования;
  • добровольный запрос сертифицированного заказчика о сокращении области сертификации.

При сокращении области сертификации по инициативе держателя сертификата в ОПС СМ должно быть направлено письменное заявление с указанием исключаемого вида продукции/услуг или процесса СМ. В этом случае ОПС СМ проводит внеплановый аудит.

Рекомендации о сокращении области сертификации по инициативе ОПС СМ оформляются в виде отчета.

Решение о сокращении области сертификации принимает ЛПР. В соответствии с принятым решением заказчику взамен старого выдается новый сертификат соответствия с сокращенной областью сертификации. При этом сохраняется регистрационный номер и срок действия сертификата, а дата выдачи нового сертификата совпадает с датой принятия ЛПР соответствующего решения.

Меню